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スピード仕事術5選!徹底した時間管理で早く効率よくこなす役立つ仕事術はコレだ!【メール術】

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speedビジネス・キャリアアップの教養
  • 仕事が忙しくてやりたいことをする時間がない…。
  • もっと効率的に仕事を片付けたい…。
  • 仕事の能率・生産性をあげてもっと成果をあげたい…。
パノカト
パノカト

やぁ、今回のパノカトは、仕事の「効率・能率・生産性」をあげて、自分の時間を確保する時間術・時間管理の教養をサクッとわかりやすく解説するよ。

仕事をつい先送りにしてしまう方は、合わせてこちらをご覧ください。

また、時間管理に関する教養はほかにもあるので、あわせてご覧ください。

この教養であなたは…
  • 他人に自分の時間を盗まれなくなる。
  • 自分のやりたいことに集中する時間をもてる。
  • 同じ仕事時間でいま以上の成果をあげられる。
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【パレートの法則】大事な20%だけに集中する

もし、あなたのやっている仕事の80%がムダだとしたら、どうしますか?

もちろんムダな80%は捨てて、重要な20%だけに集中しますよね。

でも、自分がやっている仕事はぜんぶ大事な仕事だよ。

ムダな仕事なんてないよ。

たしかに、ムダな仕事を好んでやるひとなんていないように、ひとは皆自分がやっていることは重大だと思っているからこそ、がんばって取りくんでいるはずです。

しかし、「パレートの法則」によれば、私たちが生みだした成果の80%は、全体の行動のあった20%から発生しています。

パレートの法則は、2割の要素が、全体の8割を生み出しているというばらつきの状態を示します。

パレートの法則は、「20:80の法則」、「パレート分布」などとして同じような意味合いを持って使われることがあります。

(引用:パレートの法則とは?)

パレートの法則によると、50の努力をすれば、50の成果がでるわけではありません。つまり、「入力と出力はアンバランス」であるという普遍の法則があるのです。

80の努力をしても20の成果しかでないこともあれば、方法によっては20の努力をして80の成果を出せることもあります。

大事なのは、この80の成果を出せる「20」に注力することです。

全てをすることを諦める

仕事において、やることがなくなることはありません。しかし、そのすべてをやっていてはいつまでも完成しないし、非効率的です。

だからこそ、80の成果をあげられる20をみつけ、そこに注力すすれば最短で成果をあげられます。

「この場合の80%は?」「20%はどこか?」と電卓片手に計算をするのではなく、最小の努力で最大の成果をだす物事の本質を見極める思考を身につけることが大切です。

最小の努力で最大の成果をあげる思考を身につけるためには、以下のポイントをつねに考えてみましょう。

  • 常にもっと早く、カンタンにできる方法がないか探す。
  • もっとも大事なことには時間と労力をかける。
  • もっとも大事なこと以外は「そこそこ」の努力で妥協するか、一切やらない。
  • 1~3つのジャンルに絞ってスキル・知識を身につける。
  • すべてに精通しようとしない。
  • 自分にとって1番大事な20%の目標・活動を探す
秘訣① 成果の80%は、行動の20%から生まれる。

メールに時間をかけない!一瞬で片付ける3210メール術

メールの返信・チェックをする時間は生産的とはとてもいえません。メールが来るたびに作業をストップさせていては、生産性がだだ下がりです。

このようなムダな時間を1分でも減らし、自分の重要なプロジェクトに1分でも時間を費やしましょう。

そのためのコツを2つご紹介します。

効率的メール術①:3210方式をつかう

スマホやケータイはとても便利なものですが、その反面で私たちのジャマもしていることはお気づきですか?

せっかく集中して仕事・勉強をしているのに、メールやメッセージの通知がひんぱんに来ていては集中力を保てません。

そんなときに使うのが「3210方式」です。

これは、メールをチェックする時間を1日3回までにして、そのたびに処理する制限時間を21分にするという方法です。

メールは来るたびにチェックするのではなく、1日に朝・昼・晩の3回だけにすることで、集中力がおおきく下がるのを避けます。

そして、メールの処理をするときはスマホのタイマーを21分にセットして、その時間内で処理をします。21分の理由は、短めの時間をセットすることで集中力が下がることを避けるためです。

効率的メール術②:返信は短く、カンタンに

ビジネスメールのめんどくささは、あらゆるめんどくさいことのなかでもトップ10に入るめんどくささです。

なぜなら、失礼にならないようにムダな文言や形式をいれて、なんどもチェックしなければならないからです。

私も前はネットでビジネスメールの定型文などをいちいち調べて、それを参考にビジネス的な言葉を付け加えたりしてメールを返信していました。

しかし、これはムダな時間とムダなエネルギーを浪費しているだけで、なにも生産的ではありません。

だから、メールはかぎりなく短く、カンタンに返信しましょう。

でも、短い文面だったら相手に失礼にならない?

たしかに、相手はながながと丁寧なメールを送ってきているのに、こちらは短い文面で返信すると失礼にならないか不安ですよね。

しかし、「短い=失礼」という固定観念をすてましょう。

文面を短くし、要点をわかりやすく伝えるということは、相手の時間(自分の時間も)尊重しているということです。

ムダに長いメールで相手の時間をムダに使わせないためにも、短くシンプルな返信がお互いにとって最適となります。

なぜ10単語で済むことに100単語も使うのか。

メールにしろ、報告にしろ、プレゼンにしろ、売り文句にしろ、簡潔なほうが効果的な場合もある」

「メールは常に簡潔にまとめよう。私はもう10年以上、メールを3行にまとめるよう訓練してきた。

余計なことは省いて最も核心的なポイントだけを残す。すると自分の時間も相手の時間も節約できる

秘訣② 自分の時間を他人のメールでムダにしないために、メールは効率的に管理しよう。

グーグル、アップル流の会議術でムダな会議をなくせ!

あなたは出席した会議がムダだと思ったことはありませんか?

マイナビが調べた結果、10人に約8人がムダだと思ったことがあることがわかっています。

Q. 出席した会議がムダだと思ったことはありますか?

はい 77.2%
いいえ 22.8%

(引用;ムダだと思う会議の特徴)

この調査では、さらに「どのような会議がムダでしたか?」と聞いた結果、次のような回答があがりました。

  • なにも決まらない
  • なにを決めるのか決まっていない
  • 準備されていない
  • メールで済む
  • 意見できない
  • 関係ない出席者がいる
  • いつも同じ
  • 雑談ばかり
  • 全ての会議。仕事の時間がなくなる

(引用;ムダだと思う会議の特徴)

このような会議はまさに「時間と労力のムダ」でしかない、クソ会議であり、自分の大切な時間をこのような会議に使われのならば寝てるほうがはるかに生産的です。

実際、『会議の9割はムダ』という本すら出ているほど、ムダな会議は問題視されています。

ムダな会議をが生まれる理由は「自転車置き場効果」

そもそもなぜムダな会議をしてしまうのでしょうか?

なにかを決めたり話し合ったりして、よりよい結果を導くためにわざわざ人を集めて会議をするはずです。会社側も給料を払っているのだから、ムダな会議などしてほしくはありません。

なのに、人が集まるとムダな会議になってしまう。

その理由は、「自転車置き場効果」または「パーキンソンの凡俗法則」とよばれる法則のせいです。

これは、組織はどうでもいい些末なテーマに関してもっとも時間と労力を費やすが、本当に重要なテーマは時間をかけずにサクッと決めてしまう、という説です。

たとえば、専門的な知識が必要で、会議にいる数人の専門家しか理解していない重大な問題を会議であつかうとします。

この場合、大事な問題にもかかわらず、発言できるのは数人の専門家しかいないため、他の参加者は「専門家のそういうなら大丈夫だろう」とカンタンに決めて次のテーマにいってしまう。

次のテーマが「自転車置き場の色をどうするか」だとしたら、専門的な知識がなくても意見できるので、議論が白熱してなかなか決まりません。

しかし「自転車置き場の色」なんてのはそこまで大切なテーマでもないので、あまり時間をかける必要はありませんよね。

このように、重要なテーマに時間をかけず、些細な問題に時間をかけるから、ムダな会議が生まれてしまうのです。

グーグル・アップル流の会議術5選!

グーグルやアップルなどの超一流企業は、会議も一流でムダな会議をしないためにルールを徹底しています。

そんな一流会議のルールを5つご紹介します。

自分が会議にいる理由を説明できない人は退室させる

スティーブ・ジョブズは「自分がこの会議に出席している理由」を説明できないひとは会議から退室させていたと言われています。

会議において自分の存在理由がないひとがいても、ジャマになるだけだし、他の仕事をさせていたほうが生産的なので、会議に出席する人は徹底して選びましょう。

また、グーグルは会議の出席人数を10人までとしています。ムダな人間が入り込まないために、徹底して人数制限を行っているようですね。

立って会議をする

「会議は座って行うもの」

そんな固定観念をこわしましょう。

会議を立ってすると、会議の時間を短縮してくれるのです。

でも、会議は長いほうがいい結論を導けるんじゃない?

確かに長く話しあえば話しあうほど、よい結論にたどりつけそうですが、実際はそうではありません。

ある調査では、座ってする会議は、立ってする会議よりも34%長かったのですが、立ってする会議より会議より優れているわけではないことがわかっています。

さらに立って行う会議は、座り過ぎのリスクを軽減し、健康効果を高めます。「座りすぎはタバコやお酒よりも体に悪い」ということも言われているのはご存知でしたか?

早稲田大学スポーツ科学学術院の岡浩一朗教授によると、「がんの場合、座っている時間が長いほどがんの罹患リスクが高くなる。顕著なのは大腸がんと乳がんで、座りすぎによって大腸がんは30%、乳がんは17%も罹患リスクが上がる」という。

(引用:座りすぎの死亡リスクは最大40%増——日本人は世界一座りすぎている)

座って会議している会社をみたら、こう思いましょう。

え、まだ座って会議してるの?

歩いて会議をする

「会議は立って行うもの」

そんな固定観念をこわしましょう。

さきほどは「会議は立ってやれ!」と言いましたが、さらにクリエイティブな会議をしたい場合は、「ウォーキング会議」をオススメします。

ひとは歩くと創造性があがることがわかっています。

スタンフォード大学の2014年の研究では、歩いているときにはクリエイティビティの出力が、平均で60パーセントもアップすることが判明しています。

(引用:正解は「歩く」。スティーブ・ジョブズの頭脳を支えたブレストのテクニック)

ウォーキング会議を取り入れて成功したひとには、スティーブ・ジョブズやフェイスブック創業者のマーク・ザッカーバーグ、ツイッター創業者のジャック・ドーシーがいます。

ただ歩きながらの会議は、大人数での会議には向いていないので、2~4人までの会議のときがもっとも効果的です。

そして、立って会議をしている会社をみたら、こう思いましょう。

え、まだ立って会議をしてるの?

決めることが1つだけなら10分以内に終わらせる

決めることの多い会議は、それなりに時間がかかりますが、決めることが1つだけの場合は、10分以内におわらせましょう。

たった1つのことに何十分も何時間もかけるべきことはそうそうありません。

毎日の小会議の制限時間は15分にする

毎日のミーティングや簡易会議に時間をかける必要はありません。

毎日する会議は立ったまますばやく進めましょう。タイマーを15分にセットして時間内に終わらせることが大切です。そして、毎日同じ時間に予定を組みこんでおきます。

毎日の会議は以下の3つにして、始まる前に皆で共有しておきましょう。

① 最新情報

ここ24時間のハイライト。特に、他のメンバーに関係のあることは漏れなく報告する。

② 数字

売上、コンバージョン率、生産数など日次の測定基準にあたるものを精査する。

③ 行き詰まっていること

解決すべき問題、効率化すべき習慣。

秘訣③ 会議を開いたり出席するのは、ほかのコミュニケーション手段ではどうしても解決できないときの最終手段とする。

生産性・創造性が1番高い朝の時間を有効活用する

あなたは朝目覚めたとき、一番最初になにをしていますか?
あなたの朝の習慣はなんですか?

その回答次第で、あなたが成功するかどうかが決まると言っても過言ではありません。なぜなら朝の時間は1日のなかでもっとも生産性・創造性がたかいからです。

実際に、多くの成功者はもっとも重要な仕事やクリエイティブな仕事を朝に済ませています。

しかし、朝にすぐに仕事をするよりも、朝の時間をつかって健康的な習慣を実践して、頭や体をスッキリさせてから仕事をするほうがはるかに生産性が高くなります。

なぜなら、仕事をするにはエネルギーが必要だからです。健康的な体と心でなければエネルギーは生まれません。

「すっかり定番になった朝の習慣は、真っ先にやる35分の早歩きだ。

外に出て、新鮮な空気を吸い、頭をすっきりさせ、気持ちを切り替えるという行為がすべて、すばらしい一日の始まりを約束してくれる

――ジョン・リー・ドューマス(25万ドル以上の月間売上高を誇るポッドキャスト「EntrepreneurOnFire」創設者兼司会者)

「朝を有効に使おう。

最初の2時間にやることはすべて習慣化し、うち30分を、軽い運動とストレッチと瞑想に当てよう」

――ジェフ・ムーア(シーフード会社2社の社長、世界的なマスターマインドグループであるサーズデイ・ナイト・ブラッドルームの創設者)

エネルギーを高める朝の3つの習慣

私たちは毎朝、一定量の意志力(ウィルパワー)がフル充電されている状態で起きます。

そこから仕事で決断したり実行していくうちにすこしずつ意志力はなくなっていきますが、エネルギーが低い状態だと意志力の消耗も激しくなってしまいます。

だからこそ、体を健康的に保ち、エネルギーを高い状態を維持しておかなければなりません。

そこで、朝目覚めたあと、仕事をする直前にエネルギーを最高潮にもっていく3つの習慣をご紹介します。

目覚めてから仕事をするまえに、エネルギーを高めておくための「朝の3つの習慣」を身につけましょう。

目覚めてからまずはじめにやることは、「水分補給」です。

朝の習慣①:水分補給

え、そんなこと?

ただ水を飲むだけですが、これはとても大切な習慣です。自覚はありませんが、ひとは朝目覚めたとき、もっとも脱水している状態にあります。

しかも、寝ている間も体は代謝を続けているので、その過程でできる老廃物が体に溜まっているのが寝起きの状態です。

脱水状態を解消し、たまった老廃物を排泄するためにも、水をたくさん飲みましょう。

高品質の水を1リットルほど飲むと体も潤い、エネルギーが高まります。1リットルも飲めないというひとは、コップに多めの1杯の水でも大丈夫です。

こうすることで代謝が活発になり、老廃物がキレイに排泄されます。

朝の習慣②:短時間の運動

「ハードなエクササイズを日課にしなさい。

私の場合、体の具合がよいときほど、頭が冴え、いいアイデアが生まれるし、普段より多くの成功を引き寄せているように思う

――J・T・オドネル(キャリアHMOおよびキャリアリアリズムCEO

水を飲んだあとは、軽い運動をしましょう。朝の軽い運動には、20~30分の散歩・早歩きなどが最適です。

寝起きは、まだ脳や臓器に完全に血や酸素が行き渡っていない状態なので、ボーッとして集中力を保てません。

そこで朝の散歩をすると、血液を体中のすみずみまでいきわたらせられるので、頭も体もシャキッとします。

「毎日1、2分でもいいから血液を循環させよう。

ちょっとのトレーニングでエネルギーがぐんと上がり、世界を背負うのに必要な酸素が脳に供給される

――エイベル・ジェイムズ(ベストセラー作家)

また、それだけでなく、運動により脳内麻薬とよばれるエンドルフィンを分泌させて幸福感を感じたり、コルチゾール・エピネフリンなどのストレスホルモンを分泌させて、集中力をあげることもできます。

午前中にほうしたホルモンを分泌させておくことで、夜の眠りの質が格段に高まることも研究でわかっています。

歩いたり走ったりすることによる健康効果について、詳しくこちらで解説しているのであわせてご覧ください。

朝の習慣③:バランスのいい朝食

朝の習慣で欠かせないのは、バランスのいい朝食です。

以下の条件を満たしていればバランスのよい朝食といえますね。

  • 低糖質
  • 高脂質
  • 適量のタンパク質

朝食を抜いたり、ジャンクフードやファストフードで済ませたりしていると、エネルギーが高まらないし、むしろ消耗が激しくなります。

健康的でバランスのよい朝食は、質の高い仕事をするうえで欠かせません。

秘訣④ 心と体を鍛えるために毎朝、朝の60分に投資する。

ポモドーロ・テクニックを使う

自分の時間を生みだしたくても、毎日やらなければならないことや仕事がたくさんあって結局時間が残らないよ。

たしかにどうしてもやらなければならない仕事が毎日あると、自分の時間を確保することはむずかしいかもしれません。

そのような場合に効果的なのが、「最小の労力で、1つでも多くのことをこなすこと」です。

つまり、同じことを同じやり方でこなすのではなく、やり方を工夫して、エネルギーを最大化するのがもっとも効率的です。

エネルギーや集中力には一定の波があり、ずーっと使い続けていると当然のように下がってきます。正確に言うと、人間が集中力を保てる連続時間は90分です。

90分を超えると過労状態になり生産性がグッと下がります。

そこで脳は

やべぇよ…。

そろそろ休憩しようぜ…。

と私たちに信号を出します。

しかし私たちは、休む時間を惜しんで、レッドブルやコーヒーをガブ飲みしてそのまま仕事をつづけて、最終的にエネルギーがスッカラカンになってしまいます。

こうならないために用いるのが「ポモドーロ・テクニック」です。

脳が疲れる前に休憩する「ポモドーロ・テクニック」

ポモドーロ・テクニックはシンプルな時間術で、だれにでもカンタンにできます。

そのやり方は以下のとおりです。

  1. 達成しようとするタスクを選ぶ
  2. キッチンタイマーで25分を設定する
  3. タイマーが鳴るまでタスクに集中する
  4. 少し休憩する(5分程度でOK)
  5. ステップ2~4を4回繰り返したら、少し長めに休憩する

カンタンにいえば「25分仕事したら5分休む」、これを1セットとして、これを2~4セットくり返したら15~30分ほどの長い休憩をするということです。

スケジュールにするとこうなります。

ポモドーロ・テクニック
  • 25分
    仕事に集中
  • 5分
    休憩
  • 25分
    仕事に集中
  • 5分
    休憩
  • 25分
    仕事に集中
  • 30分
    休憩

でも、いちいち時計を気にしてたら仕事に集中できないよ。

そこは安心してください。

スマホのアプリで「ポモドーロ・テクニック」と検索すれば、ポモドーロ・テクニック用のタイマーアプリがたくさんでてきますので、好きなものをお使いください。

秘訣⑤ 長い時間をかけてがんばることは必ずしも生産性にはつながらない。生産性はエネルギーと集中力の使い方次第。

さいごに:秘訣まとめ

  1. 成果の80%は、行動の20%から生まれる。
  2. 自分の時間を他人のメールでムダにしないために、メールは効率的に管理しよう。
  3. 会議を開いたり出席するのは、ほかのコミュニケーション手段ではどうしても解決できないときの最終手段とする。
  4. 心と体を鍛えるために毎朝、朝の60分に投資する。
  5. 長い時間をかけてがんばることは必ずしも生産性にはつながらない。生産性はエネルギーと集中力の使い方次第。

以上、自分の時間を生みだす効率的なスピード仕事術の教養でした。

少しでも参考になれば幸いです・ω・

参考・引用文献